برنامه ریزی و تصمیم گیری در مدیریت بحران

کد خبر: ۱۰۰۳۸۱

تاریخ: ۱۵ اسفند ۱۳۹۸ - ۱۳:۰۵

شوشان - منصور کاووسی، دانش آموخته دکتری تخصصی مدیریت بحران :

اولین مرحله ای که در برنامه ی یک مدیر بحران باید گنجانده شود ، تشکیل تیم برنامه ریزی است ، افرادی که در حوزه های سازمانی ، منابع و وسعت عملیاتی صاحب نظر و متخصص می باشند و اعضای اصلی این تیم برنامه ریزی را تشکیل می دهند.

در تیم برنامه ریزی افرادی باید حضور داشته باشند که در رده های مختلف سازمانی جایگاه و مسؤلیت داشته ، قادر به برنامه ریزی در ابعاد مختلف با توجه به سناریو و طرح های مدیریت بحران بوده و شرایط متفاوت توان و قدرت تصمیم گیری داشته باشند .در اصل اعضای گروه برنامه ریزی باید از بین رده های مختلف مسئولیتی ، از سازمان درگیر بحران انتخاب  شوند و عضویت افراد سازمان های دیگر فرعی محسوب می شوند ، هر چند ترکیب ثابتی برای این اعضا تعیین نشده است ولی به نظر می رسد افراد ، باید از سطوح فوقانی و میانی مسؤلین و با ترکیب متنوع انتخاب شوند. یکی از اصول انتخاب اعضا فراغت لازم از مشغله های کاری زیاد جهت شرکت در جلسات و وجود انگیزه برای مشارکت در برنامه ریزی است،

طبق این اصل،عاقلانه این است که در هنگام بروز حوادث و بحران های فراگیر از عضویت افراد ابوالمشاغلی، چند نقشی ، گرانباری نقش و.... جلوگیری کرده ، از فرو پاشی سازمان پیشگیری بعمل آید

زیرا افراد عضو علاوه بر مسؤلیت سازمانی باید دارای انگیزه های فردی و کاری  برای ارایه نظر و پیشنهاد سازنده باشند ، در روان شناسی سازمانی و صنعتی انگیزه به عنوان مهمترین عامل تحرک و کارآیی اعضا مورد توجه قرار گرفته شده است . تیم برنامه ریزی باید اهداف کلی ، طراحی برنامه های مدیریت بحران ( انواع برنامه ریزی ) ، برنامه کاری ( تقویم اجرایی ) مسؤلیت های اعضا در گروه ، شیوه ی تصمیم گیری ، منابع مورد نیاز ، بازه زمانی ، نحوه ی بسیج امکانات ، پشتیبانی و لجستیک و..... را به دقت تعریف و تعیین کنند تا نتایج مثبت از فعالیت های تیم برنامه ریزی مدیریت بحران به دست آید .

با توجه به این که برنامه ریزی عبارت از فرآیند تعیین هدف های عملکرد و تصمیم گیری درباره اقدامات لازم برای تحقق آن ها است ، برنامه ریزی یکی از مهمترین ارکان مدیریت پیوند دهنده زمان حال و آینده می باشد ، در واقع برنامه ریزی روش نظام مند و عقلانی بررسی آینده است تا معین شود چه کاری را می توان برای نیل به آینده ی مطلوب انجام داد و چگونه می توان از آینده نامطلوب اجتناب کرد .

برنامه ریزی در بحران باید این قابلیت را داشته باشد که اولا؛ سازمان یا جامعه ی هدف را برای پیش بینی و عدم غافلگیری مهیا نماید،

ثانیا؛ برنامه ی طراحی شده باید  پاسخگوی شرایط پیش ، حین و بعد از بحران باشد.

باید در نظر داشته باشیم که برنامه ریزی پاسخ به بحران در میان جوامع مختلف متفاوت است ، بعضی جوامع (جوامع مترقی و برخوردار از مدیریت بحران پویا با ساختار مشخص و معین) یک فرآیند رسمی را تمهید نموده اند که دارای ساختار سازمانی ، بخش های خاص با بودجه و....مصوب می باشند و بعضی جوامع ( جوامع سنتی با رویکرد مدیریت بحران سنتی و بحران زا ) هم از فرآیند های غیر رسمی برخوردارند که در این جوامع برنامه ی پاسخگویی ، ضعیف و فاقد کارآیی لازم است ، با بودجه ی ضعیف و کم تغذیه شده ، پراکندگی میان بخشی زیاد داشته و برنامه با فرآیند های استاندارد تدوین نشده است .

با قاطعیت باید گفت ؛ برنامه ریزی بحران به اندازه ی جمعیت و میزان بحران خیزی جامعه بستگی دارد ( مملکت ایران ، جز ده کشور اول جهان و پنج کشور قاره ی آسیا ،از لحاظ بحران خیزی ، بحران های طبیعی است    ، از 41 بحران ثبت شده جهانی 32 بحران در کشور ایران رخ داده است ) .

در مدیریت بحران ، برنامه ریزی یکی از فرآیندهای اصلی مدیریت محسوب شده و تمام اقدامات قبل ،حین و بعد از بحران بر مبنای آن انجام می گیرد ، برنامه ریزی مناسب و جامع می تواند ضمن برآوردن اهداف سازمانی و جامعه ی هدف در زمینه اجرایی با بهره گیری حداکثری از توان ها و پتانسیل ها، خسارات و از بین رفتن منابع به خصوص منابع انسانی را به حداقل برساند . یک برنامه ریزی اگر به درستی طراحی شود، راهبردی موفق در مدیریت بحران بوده ، قدرت تصمیم گیری را افزایش داده و می تواند عملیات را به درستی و با انسجام حداکثری راهبری و هدایت نماید.

برای تکمیل برنامه ریزی بحران باید تمام عناصر ، اهداف و  ماموریت ها به صورت واضح ، مشخص و عملیاتی مورد توجه قرار گیرند .

با توجه به مطالب اشاره شده در متن بالا می توان نتیجه گرفت که برای داشتن یک برنامه ی مدون مدیریت بحران جهت تصمیم گیری بهینه و کارآمد برای به حداقل رساندن میزان خسارات ، ضرر و زیان و کاهش پیامدهای منفی بحران باید در برنامه ریزی دو رکن اصلی زیر مورد توجه قرار گرفته و در تدوین برنامه لحاظ شوند در غیر این صورت بجای مدیریت بحران ، قطعا سازمان یا جامعه ی هدف با چالش های غیرقابل پیش بینی مواجه شده که بحران مدیریت را رقم خواهد زد.

اصل اول؛

برنامه ریزی بحران از جنبه زمان؛

زمان در برنامه ریزی مدیریت بحران رکن مهم و اصلی محسوب می شود، به عبارتی در برنامه ریزی توجه به زمان بسیار مهم و حیاتی است ، زیرا بی توجهی به آن ( زمان ) می تواند مدیریت بحران را با چالش های غیرقابل پیش بینی مواجه سازد که شاید هیچ وقت و در هیچ شرایطی نتوان ان را جبران نمود بخصوص وقتی ضرر و زیان جنبه ی انسانی و جانی به خود می گیرد و اگر فرصت طلایی یا همان گلدن تایم از دست رفت ، احتمال فرو پاشی یک سازمان و یا جامعه ی هدف  دور از ذهن نخواهد بود.

اصل دوم؛

برنامه ریزی بحران از جنبه ماهیت؛

برای جلوگیری از موازی کاری ، تداخل ، بی برنامگی ، ناکارآمدی و.... در شرایط اضطراری و بحرانی باید برنامه ریزی جنبه ی ماهیتی داشته باشد تا مسؤلیت ها ، وظایف و..... بر مبنای نوع ماموریت مشخص و تعیین گردد.

از جنبه ماهیت ، برنامه ریزی بحران به انواع راهبردی، وظیفه ای و عملیاتی تقسیم می شوند .

سطح راهبردی برنامه ریزی بحران، سطح ملی را شامل شده و هماهنگی های بین دستگاهی را مشخص و بر اساس اهداف کلان ملی تدوین می گردد .

برنامه ریزی وظیفه ای در سطح دستگاه های اجرایی مانند؛ وزارت خانه ها و بر اساس اهداف سازمان مسؤل در بحران ، وظایف قانونی و هماهنگی های سازمانی تدوین می شود.

برنامه ریزی عملیاتی در سطح مدیریت ، وظایف برای واحدهای عملیاتی و با هدف های بخشی و عملیاتی زیر سازمانی انجام می گیرد.

با توجه به وضعیت کنونی جامعه و روند گسترش ویروس کرونا در گستره ی جهانی ، انتظار می رود با تشکیل تیم های برنامه ریزی بحران با تاکید بر جنبه های زمان ( جلوگیری از فرصت سوزی ) و ماهیت ، بخصوص توجه به برنامه های وظیفه ای و عملیاتی جهت هم پوشانی و پیشگیری از تداخل ، موازی کاری ،  روی هم افتادگی امور و..... گام های استوار برداشته شود .