مدل های برنامه ریزی در مدیریت بحران

کد خبر: ۱۰۰۴۷۴

تاریخ: ۲۱ اسفند ۱۳۹۸ - ۲۰:۱۳

شوشان - منصور کاووسی ، دانش آموخته دکتری تخصصی مدیریت بحران :

دانشگاه فرهنگیان اهواز

مدیران کارآمد و پیشرو بر مبنای سبک های مدیریتی خویش ( طبق اظهارات کارشناسان علم مدیریت ،، بهترین سبک مدیریت موفق ، مدیریت بر اساس سبک های مدیریت اقتضایی بخصوص الگوی مدیریتی هرسی و بلانچارد می باشد ) ، با توجه به اقتضای شرایط و موقعیت های کاری از مدل های مختلف برنامه ریزی بهره گیری می نمایند ، معمولا مدیران با تدبیر و برنامه ریز منتظر حوادث و بحران ها نمی مانند و بعد که سازمان یا جامعه ی آنان دچار حوادث (طبیعی یا انسان ساز) شد ، کاسه ی گدایی در دست گرفته و به دنبال راه حل بگردند ، مدیران پیشرو و مترقی با تسلط و اشراف اطلاعاتی بر مبنای چرخه ی مدیریت بحران ( پیش بینی و پیشگیری، آمادگی ، مقابله ، بازسازی و بازتوانی) اطلاعات جمع آوری شده را تجزیه و تحلیل نموده بر اساس دو فاکتور زمان و ماهیت اقدام به برنامه ریزی برای مراحل قبل ، حین و بعد از بحران می نمایند .

مدیرانی که با علم مدیریت بخصوص مدیریت دانش و مدیریت بحران انس داشته باشند ، در برنامه ریزی بحران، کارآمد تر و قوی تر در میدان بحران حضور داشته و فرماندهی عملیات میدانی را بر اساس اهداف و برنامه های از قبل طراحی شده بر عهده می گیرند. بر عکس مدیران بی برنامه و فاقد دانش و علم  مدیریت ، چون طرح و ایده ای برای اجرا ندارند سعی بر این دارند تا دور از صحنه بوده و به سمت حرف درمانی یا به قول روان شناسان خاله درمانی و عمه تراپی سوق داده شوند .

برنامه ریزی در مدیریت بحران، حیاتی و نقشه ی راه محسوب می شود، بدون برنامه ، تعیین اهداف و تصمیم گیری امکان پذیر نمی باشد و اگر هم اقدامی صورت گیرد به شیوه ی مدیریت سنتی و کور انجام گرفته است که این شیوه گاهی از مواقع  بحران را که حل نمی کند ، بلکه همین شرایط اضطراری و بحرانی قابل کنترل را به یک ابر بحران با چالش های گسترده و  ضرر و زیان های فراوان تبدیل می نماید .

مدل های برنامه ریزی در مدیریت بحران

بر مبنای دو فاکتور زمان و ماهیت ، در مدیریت بحران از سه  مدل و الگوی برنامه ریزی بیشتر از مدل ها و الگوهای (نوع) دیگر برای کسب حداکثر نتیجه و بالا بردن راندمان بهره گیری می شود. ( برنامه ریزی اقتضایی ، برنامه ریزی عملیاتی ، برنامه ریزی ضربتی ) .

برنامه ریزی اقتضایی

برنامه ریزی اقتضایی عبارت است از فرآیند برنامه ریزی قبل از وضعیت عدم اطمینان ، که در آن سناریوی بحران و اهداف عملیات مورد قبول واقع شده و نحوه ی مدیریت و عملیات فنی به طور کامل تعریف شده است .در این نوع برنامه ریزی ، توانایی سیستم های واکنش به منظور حفاظت یا عکس العمل بهتر در وضعیت های اضطراری و بحرانی توسط مدیران برنامه ریز، باید لحاظ می شود .

در برنامه ریزی اقتضایی باید مشخص شود که برای کدام واقعه ی احتمالی باید برنامه ریزی صورت گیرد ؟ زیرا هر واقعه ، حادثه و بحران مشخصات مختص به خود داشته و وابسته به شرایط ، موقعیت و زمان می‌باشد و می طلبد برنامه بر مبنای این خصوصیات طراحی شود( خصوصیات بحران)، باید مدیران برنامه ریز، در نظر داشته باشند که خصوصیات هر بحرانی با بحران دیگر از لحاظ شرایط ، ماهیت ، تیپ و نوع ، زمان و..... متفاوت و منحصر به فرد است .

در هنگام بروز حوادث و بحران ها، برنامه ریزی اقتضایی،امری اجتناب ناپذیر است ، در اصل هنگامی که از این نوع برنامه ریزی استفاده می شود مدیران خود را آماده می سازند برای مواجه شدن شرایط متفاوت و غیر قابل پیش بینی .

برنامه ریزی بحران ها همه و بدون استثنا باید با ارزیابی از موقعیت و شرایط آغاز شود که ارزیابی اولیه ، جمع آوری اطلاعات ، کسب دانش و..... در برنامه ریزی اقتضایی مهم و پایه محسوب می شوند.

در بیشتر موارد دست اندرکاران و تصمیم گیرندگان با تکیه بر تجارب و موقعیت، زمان برنامه ریزی را مشخص می کنند ، به عبارتی مشخص کردن زمان چکاندن ماشه در برنامه ریزی اقتضایی بسیار مهم و ضروری است، زیرا در بحران ها اگر زمان از دست برود و یا فرصت سوزی رخ دهد ، گاهی از مواقع امکان جبران و برگرداندن شرایط به روال عادی بسیار سخت ، دشوار و حتی غیر ممکن می شود. مدیران بحران پیرو این مدل از برنامه ریزی، باید بر اساس زمان ، شرایط ، موقعیت و..... اقدام به برنامه ریزی نمایند ، در چرخه ی مدیریت بحران در مرحله ی پیش بینی و پیشگیری ، این نوع برنامه ریزی (اقتضایی ) کاربرد بالایی دارد ، مشروط بر این که در زمان مناسب طراحی و اجرا گردد.

برنامه ریزی عملیاتی

باید بپذیریم برنامه ریزی در مدیریت بحران با برنامه ریزی های عادی در سازمان ها تفاوت فاحشی دارد، زیرا در شرایط اضطراری و بحرانی در کمترین زمان ممکن ، کلیات برنامه،پیش بینی ، طراحی ، مرور ، تکمیل و اجرایی می گردد.

از دیدگاه متخصصین علم مدیریت، برنامه ریزی عملیاتی همان برنامه ریزی استراتژیک در کمترین زمان و شرایط خاص می باشد که عبارت است از فرآیند تعیین ، تنظیم و توسعه سیستماتیک مقصد، دورنما ، ماموریت ، اهداف دوربرد و......

مهمترین هدف های برنامه ریزی عملیاتی به ثمر رساندن اهداف کوتاه مدت سازمان،در زمان وقوع حادثه و بحران است .

عملیات مهار بحران و فوریت های عملیاتی بایستی کاملا تخصصی  و مستقل ، اما هماهنگ و متمرکز انجام گیرند ، وابستگی حرکات مختلف در حد مدیریت جامع بوده و دارای فرماندهی واحد و هماهنگی منطقی باشند.گروه های عملیاتی دارای مسؤلیت مستقل بوده و در تصمیم گیری ها در عرصه عملیات دارای آزادی عمل باشند . میزان تفویض اختیار به مسؤلین گروه ها، وابسته به تجربه ، دانش ، تخصص و.... افراد می باشد. البته اگر برنامه ریزی دقیق و دارای پشتوانه ی علمی و تجربی باشد ، حدود وظایف مسؤلین گروه ها و مدیریت جامع بحران را کاملا مشخص و معین می نمایند .

مدیریت بحران لازم است که وظایف را به طور منطقی تفکیک نموده و با توجه به تخصص ها ، تجارب ، دانش و... مسؤلیت افراد حاضر در صحنه ی بحران را بر اساس چارت سازمانی تعیین نماید

گاهی فرامین اقتضایی و اضطراری نیاز به اجرای بسیار سریع و فوری دارند که ارتباط منطقی درون بخشی و مشخص بودن وظایف سازمانی و نوع مسؤلیت در هنگام حوادث می تواند کارگشا بوده، از هدر رفتن منابع جلوگیری بعمل آورد. زیرا در زمان وقوع حوادث،  زمان تصمیم گیری و اجرای آن چنان محدود است که کسب تکالیف و خواستن نظر مدیریت جامع حاصلی بجز فرصت سوزی و از دست دادن گلدن تایم در پی نخواهد داشت .

مدیران برنامه ریز و باورمند در چرخه ی مدیریت بحران منتظر وقوع حوادث و بحران ها نمی مانند ، بلکه در مراحل آمادگی و مقابله بر مبنای برنامه ریزی های از قبل طراحی شده وارد فاز عملیاتی شده و از گسترش بحران و ایجاد وضعیت قرمز جلوگیری بعمل می آورند.

این تیپ مدیران که معمولا از سبک های مدیریتی اقتضایی پیروی می کند ، هم تقویم اجرایی دارند و هم برنامه ی عملیاتی .

برنامه ضربتی

قبلا گفته شده است که برنامه ریزی ؛ عبارت است  از طرح تدابیری که به بهترین حالت و مناسب ترین صورت از منابع موجود و یا ممکن، جهت نیل به هدف های مطلوب استفاده کند .

برنامه ریزی یعنی نقشه کشیدن برای دستیابی به خواسته ها و راهی برای هدایت حساب شده عوامل، خصوصا عوامل انسانی به سوی مقصود و هدف در شرایط بحرانی .

یک مدیر برنامه ریز و قهار می داند که در شرایط اضطراری و بحرانی مساله ی کمبود وقت و نداشتن زمان دارای اهمیت فوق العاده و ویژه است و مدیرانی سربلند از حوادث و بحران ها بیرون می آیند که به این عامل توجه کافی داشته باشند زیرا به خوبی واقفند که در هنگام بروز حوادث و بحران ها نمی توانند برنامه ریزی مناسب و جامع انجام دهند بلکه برنامه ریزی قبل از وقوع حوادث و گسترش بحران ها انجام می گیرد و در زمان حادث شدن بحران، بصورت فوریت و ضربتی برنامه ی طراحی شده اجرا می گردد که در هنگام اجرای برنامه و پیاده سازی آن نواقص رفع و یا تکمیل می شوند.

در این نوع برنامه ریزی تمام اصول و شرایط گنجانده شده کلیه نیازمندی های برنامه از قبیل زمان ، پرسنل ، تخصص، تجهیزات و ادوات ، امکانات و.... از قبل طراحی ، تعیین و تامین شده اند. بر مبنای اصول برنامه، تقدم ، تاخر ، پیش نیازها و..... مشخص شده، به محض وقوع حادثه و یا بروز بحران برنامه با مختصر تعدیل یا تکمیل وارد مرحله ی اجرا می گردد.

مدیران برنامه ریز و با تجربه ، در برنامه ریزی ضربتی ، بر مبنای تجربیات گذشته ، تجربیات دیگران ، امکانات و تجهیزات ، علم مدیریت و...... در آمادگی لازم بسر برده منتظر وقوع حوادث نمی مانند بلکه با برنامه ریزی اصولی و فراهم آوردن شرایط مناسب برای به حداقل رساندن پیامدهای حوادث و بحران ها جهت کاهش ضرر و زیان های حاصل از آن ، از گسترش کانون بحران ها جلوگیری کرده و در چرخه ی مدیریت بحران با اقدامات ضربتی دامنه ی حادثه را محدود و با صرف کمترین زمان و هزینه به مسایل فیصله می دهند .