استانداری و جلسه‌هایش

کد خبر: ۵۷۰۰۷

تاریخ: ۰۷ آبان ۱۳۹۵ - ۲۰:۲۱

شوشان - لفته منصوری : خودروهای حامل مدیران پشت سرهم روبروی درب موقت استانداری خوزستان توقف می‌کنند. مدیران با سرعت از خودروی پلاک قرمز خارج و از کانکس انتظامات درب ورودی عبور کرده و وارد ساختمان استانداری می‌شوند. برخی که با همدیگر مشکل‌دارند و نمی‌خواهند در راهروها و آسانسور ساختمان استانداری یکدیگر را ببینند؛ باعجله و سرپایین حرکت می‌کنند. آن‌ها می‌خواهند حرف حسابشان را فقط در حضور استاندار یا معاونش در سالن جلسات بگویند! اما دیگرانی که منافع سازمانی مشترک دارند همراه هم می‌شوند. گپ و گفت خود را از درب ورودی آغاز کرده و در راهروها و داخل آسانسور پی می‌گیرند. شماره طبقه 2 را فشار می‌دهند و حتی فرصت مرتب کردن موهای سر خویش در برابر آیینه تمام‌قد آسانسور را ندارند! این گروه از این فرصت برای اتخاذ موضع مشترک و یا حتی مقاومت در برابر تصمیم‌های احتمالی جلسه، دور زدن استانداری و درنهایت به کرسی نشاندن حرف حسابشان بهره می‌گیرند.

راستی این‌ها این‌چنین شتابان به کجا می‌روند؟! شورای تأمین، شورای آموزش‌وپرورش، شورای بهداشت عمومی، شورای تنظیم بازار، شورای هماهنگی ترافیک، شورای اداری، شورای برنامه‌ریزی، شورای کشاورزی، شورای مسکن، هیئت حل اختلاف شوراهای استان، شورای معاونین و فرمانداران، شورای فرهنگ عمومی، شورای مبارزه با مواد مخدر، شورای حفاظت از منابع، شورای حفاظت از اراضی ملی و منابع طبیعی، کارگروه پیشخوان دولت، کارگروه تسهیل و رفع موانع از تولید، کارگروه اشتغال و سرمایه گذاری، کارگروه فرهنگی و اجتماعی، کارگروه آرد و نان، کارگروه حفاری، کارگروه نهضت سواد آموزی، کارگروه سرقت، کارگروه مدیریت پسماند، کارگروه حفاظت از رودخانه ها، ستاد صیانت از حریم امنیت عمومی و حقوق شهروندی و ده‌ها شورا، ستاد و کارگروه که به‌موجب قوانین و مقررات یا به اقتضای ضرورت موضوع‌ها و مشکلات، روزانه بین 60 تا 70 درصد وقت مدیران عالی‌رتبه و میانی استان را به خود و در خود مشغول کرده است.

هفته گذشته برای شرکت در جلسه‌ای از سوی مدیرعامل گروه ملی صنعتی فولاد ایران به‌اتفاق معاون شرکت به استانداری رفتیم. جلسه به ریاست دکتر حسین زاده معاون سیاسی و اجتماعی استاندار تشکیل شد. با 8 دقیقه تأخیر! برای من که در ادوار مختلف جلسه‌های مشابه زیادی در استانداری دیدم. 8 دقیقه تأخیر یعنی هیچ! گویی جلسه در زمان مقرر تشکیل‌شده است. از این تعهد و مدیریت برای آغاز جلسه‌ها در زمان تعیین‌شده، بسیار خرسند شدم.

دکتر حسین زاده هم، جلسه را به‌خوبی اداره کرد و هم، در پایان از صدر جلسه به ذیل آن درب سالن رفت، یعنی که جلسه تمام‌شده و برای ادای احترام و بدرقه‌ی اعضاء ایستاد؛ تا این سالن دوباره پر و خالی شود و همین‌طور سماور چای دفتر استاندار همیشه جوشان و سرنوشت مردم به تصمیم‌ها و مصوبه‌های این‌چنین جلسه‌هایی گره‌خورده بماند!

استاندار شریعتی در اواخر جلسه یک‌راست از مرز چذابه وارد جلسه شد. صحبت‌های امیدوارکننده‌ای راجع به گروه ملی صنعتی فولاد ایران که ناشی از پیگیرهای جدی او بود، گفت و رفت! بدون اینکه فرصت داشته باشد حرف‌های مختلف مدیران و نمایندگان دستگاه‌های حاضر در جلسه راجع به دستور کار را بشنود و احیاناً «فصل الخطاب» شان در اختلافات فی‌مابین گردد.

به‌راستی چرا جلسه‌ها درست پیش نمی‌روند؟ چرا تعداد زیادی از جلسه‌ها به علت عدم حضور رئیس یا اعضای جلسه به تعویق می‌افتند؟ چرا برخی از جلسه‌ها به درازا می‌کشند؟ چرا برخی اعضاء مشارکت ارزنده‌ای در جلسه‌ها ندارند؟ چرا بسیاری از جلسه‌ها از دستور کار خود منحرف می‌شوند؟ چرا بسیاری از تصمیم‌ها و مصوبه‌های جلسه‌ها اجرایی نمی‌شوند؟

دویل و استراوس جلسه‌ها را به چهار نوع زیر تقسیم کرده‌اند:[1]

1- جلسه‌ حل‌ مسئله: جلسه‌ برخورد با مسئله‌ است‌، آنچه‌ اهميت‌ دارد اين‌ است‌ كه‌ وضعيت‌ موجود بايد تغيير يابد. تا تمايلي‌ به‌ تغيير نباشد، مشكل‌ حل‌ نخواهد شد. يك‌ جلسه‌ حل‌ مسئله‌ زماني‌ خوب‌ جواب‌ مي‌دهد كه‌ تمايل‌ به‌ تغيير در جلسه‌ وجود داشته‌ باشد.

2- جلسه‌ تصميم‌گيري: جلسه‌ حل‌ مسئله، جلسه‌ برخورد با مسئله‌ است‌ و الزاماً‌ تصميم‌گيري‌ نيست. ‌درحالی‌که در يك‌ جلسه‌ تصميم‌گيري‌ فشار براي‌ تصميم‌گيري‌ نهايي‌ است. قبل‌ از هر جلسه‌ بايد اطمينان‌ حاصل‌ شود كه‌ همه‌ افراد از نحوه‌ تصميم‌گيري‌ آگاه‌ هستند و آن‌ را قبول‌ دارند.

3 - جلسه‌ گزارش دهی‌ و اطلاع‌رساني: هدف‌ مديران‌ از برگزاري‌ چنين‌ جلساتي، برقراري‌ اعتماد و حصول‌ اطمينان‌ از انجام‌ كارهاست. مبادله‌ اطلاعات، حكم‌ اكسيژن‌ براي‌ استانداری است و از طریق‌ مبادله‌ اطلاعات‌ است‌ كه‌ سازمان‌ها مي‌توانند مشكلات‌ خود را حل‌وفصل‌ كنند.

4 - جلسه‌ ارزيابي‌ (بازخورد): پويايي‌ جلسه‌های‌ بازخورد، متفاوت‌ از جلسات‌ گزارش دهی‌ است. در چنين‌ جلسه‌هایی‌ افراد زيادي‌ اظهارنظر و پيشنهاد ارائه‌ مي‌كنند. اين‌گونه‌ جلسه‌ها‌ ارزشمند است‌ چراکه‌ هريك‌ از افراد فرصت‌ مشاركت‌ و گوش‌ دادن‌ به‌ نظريات‌ ديگران‌ را دارد. برخلاف‌ جلسه‌های‌ گزارش دهی، جلسه‌های‌ بازخورد بايد سازمان‌يافته‌ و برنامه‌ریزی‌شده‌ باشد.

به نظر من مدیریت این چهارگانه جلسه‌ها متفاوت است. باید از فنون کارآمدی برای مدیریت انواع جلسه‌ها استفاده کرد. در اینجا به اهمیت نقش دبیران جلسه‌ها و منشی‌ها که صورت‌جلسه‌ها را تنظیم و مصوبه‌ها را باید در مقاطع زمانی مشخص پیگیری می‌کنند؛ تأکید کنم. اینها باید آموزش کافی ببینند و در کار خود حرفه ای عمل کنند.

دویل و استراوس در کتاب «چگونه جلسات را اداره کنیم» درباره موانع و مشکلات جلسه‌ها نوشته‌اند:

1 - توجه‌ اعضاي‌ جلسه‌ به‌ موضوع‌های‌ مختلف‌ در یک‌زمان: جلسه‌ تركيبي‌ از افراد متعدد است‌ و هر فرد داراي‌ علائق، مشكلات‌ و اولویت‌های‌ خاص‌ خود است. بنابراين‌ طبيعي‌ است‌ كه‌ به‌ هنگام‌ جلسه، ذهن‌ هريك‌ از حضار به‌ مورد خاصي‌ معطوف‌ شود.

2 - مغشوش‌ شدن‌ موضوع‌ جلسه‌ با فرايند آن: براي‌ رسيدن‌ به‌ يك‌ مركز توجه‌ مشترك، گروه‌ بايد بر روی‌ آنچه‌ بايد در جلسه‌ بحث‌ شود و همچنين‌ چگونگي‌ اين‌ بحث‌ به‌ توافق‌ برسند. تمايز بين‌ محتوي‌ (مشكل، عنوان‌ يا صورت‌جلسه) و فرايند (روش، متد) دشوار، اما حياتي‌ است‌ و عدم‌ توجه‌ به‌ آن‌یکی‌ از علل‌ عدم‌ موفقيت‌ جلسات‌ است.

3 - برخورد شخصي‌ و مشكل‌ تراكم‌ گفتگو در جلسه: اغلب‌ افراد تمايل‌ دارند به‌سرعت‌ به‌ جريان‌ گفتگوي‌ جلسه‌ واردشده‌ و نقطه نظرات‌ خود را مطرح‌ كنند. اين‌ موضوع‌ منجر به‌ بروز مشكل‌ تراكم‌ گفتگو در جلسات‌ مي‌شود كه‌ خود منجر به‌ منحرف‌ شدن‌ جلسه‌ از هدف‌ اصلي‌ خود مي‌گردد.

4- روشن‌ نبودن‌ نقش‌ها و مسئولیت‌ها: يكي‌ از مهم‌ترین‌ موانع‌ جلسات‌ مؤثر، روشن‌ نبودن‌ مسئولیت‌ها و نقش‌های‌ افراد شركت‌كننده‌ در جلسه‌ است. تنها راه‌حل‌ اين‌ موضوع‌ تعريف‌ دقيق‌ نقش‌ و مسئوليت‌ هريك‌ از حضار جلسه، قبل‌ از تشكيل‌ آن‌ است.

5- گرايش‌ افراد به‌ يكسان‌ فکر کردن: وقتی‌که‌ اشتياق‌ زيادي‌ براي‌ توافق‌ در گروه‌ وجود داشته‌ باشد، هر نوع‌ نشانه‌ مخالفت‌ ممكن‌ است‌ ناديده‌ گرفته‌ شود؛ و اگر يك‌ عضو در مورد موضوعي‌ سكوت‌ كند براي‌ ديگر اعضا موافقت‌ تلقي‌ مي‌شود.

6- مشخص‌ نبودن‌ اهداف‌ و انتظارات: يعني‌ براي‌ افراد جلسه‌ مشخص‌ نباشد كه‌ چرا دعوت‌شده‌اند و چه‌کاری‌ بايد انجام‌ دهند.

7 - اجتناب‌ از مسئله و نگرش‌ منفي: افراد جلسه‌ معتقد باشند كه‌ هيچ‌ مشكلي‌ وجود ندارد يا طرح آن كمكي به حل‌وفصل آن نخواهد كرد.

8- مشكل‌ ارتباطي: افراد جلسه‌ به‌ صحبت‌های‌ ديگران‌ گوش‌ نكنند و يا از صحبت‌های‌ آن‌ها چيزي‌ متوجه‌ نشوند.

9 - عدم‌ وجود محيط‌ مناسب: فضاي‌ جلسه‌ به‌ صورتي‌ باشد كه‌ افراد نتوانند به‌راحتی‌ صداي‌ ديگران‌ را بشنوند و يا آن‌ها را ببينند.

10- تضادهاي‌ شخصي‌ و فقدان‌ صداقت‌ در جلسه.

در یک‌کلام استانداری اگر بخواهد جلسه‌های خود را اثربخش و کارآمد کند، باید دستگاه‌های اجرایی را ذیل و ظل سند چشم‌انداز توسعه استان خوزستان تعریف کند. نقش و جایگاه هر دستگاه را در رابطه با دیگر دستگاه‌ها و در چارچوب سند چشم‌انداز ترسیم کند. تنها در این صورت از حرف حساب‌های متعدد و متنوع دستگاهی خلاص شده و یک حرف حساب بزرگ باقی می‌ماند: «توسعه استان خوزستان» و لا غیر!

پاورقی:

[1] - دويل، ميشل‌ و استراوس، ديويد (1375)، چگونه‌ جلسات‌ را اداره‌ كنيم. ترجمه‌ فلورا سلطاني‌ تيراني، تهران: سازمان‌ مديريت‌ صنعتي، چاپ‌ اول.