نکاتی که مدیران باید برای طراحی پورتال سازمانی در نظر بگیرند

یک از دغدغه‌های سازمان‌های دولتی و بطور عمومی، سازمان‌های بزرگ، استفاده از فناوری اطلاعات برای پیشبرد امور، وظایف و برنامه‌ها است. یکی از برنامه‌های محوری هر سازمان، تعامل و ارتباط با مخاطبان و مشتریان از طریق پورتال است بنابراین طراحی پورتال سازمانی و ایجاد قابلیت‌هایی برای انجام وظایف سازمان، اولویت بالایی را در برنامه‌های مدیران ارشد دارد.

پورتالهر سازمان، خروجی سلسله اقدامات مدیریتی و توسعه‌ای است که در قالبیک درگاه منسجم در دنیای وب، نمود پیدا می‌کند. این درگاه، مدخل ورود به وب سایت‌ها و صفحاتی است که سازمان‌ها از طریق آنها، اطلاعات، محصولات و خدمات خود را به مخاطبین ارائه می‌دهند بنابراین، طراحی یک پورتال از آنجایی که همانندِ یک ویترین برای نمایش ماهیت و کیفیت محسوب می‌گردد، اهمیت و حساسیت ویژه‌ای دارد.

اغلب مدیرانِ پیشرو و توسعه‌گرا این اهمیت را درک کرده و برای این منظور، به دنبال یک رویکرد بهینه و تیمِ حرفه‌ای و مجرب می‌گردند. چنین مدیرانی مفهوم و واقعیتِ یک پورتال سازمانی را درک می‌کنند و برنامه روشنی را برای توسعه پورتال در ذهن می‌پرورانند و آن را با استفاده از مشاورانِ متخصص، تدوین و اجرا می‌کنند.

پورتال‌ها یک ماهیت بیرونی دارند که در حقیقت، قالب و پوستۀ وبسایت است و یک ماهیت درونی نیز دارند که موتور تولید و مدیریت محتوا و فرایندهای پورتال است.

امروزه طراحیِ قالب سایت‌ها با رویکردِ ریسپانسیو بودن انجام می‌شود. طراحی Responsive یا واکنش‌گرابه نوعی طراحی گفته می‌شود که در آن ارکان تشکیل‌دهندۀ یک قالبِ طراحی‌شده، با تغییر ابعادِ نمایشگرِ مرورگر اینترنت، تغییر اندازه و تغییر مکان می‌دهند .

بواسطۀ طراحی ریسپانسیو، کاربرانی که با دستگاه‌های قابل حمل (Portable Gadgets) به مرور اینترنت می‌پردازند با لذّت و راحتی بیشتری به محتوای پورتال دسترسی پیدا می‌کنند و به ادامه بهره‌برداری و تبلیغ آن پورتال ترغیب می شوند. پوسته‌ها می‌بایست بر اساسِ آخرین رویکردهای طراحیِ وب و کاملاً کاربرمحور طراحی شوند. طراحی تجربه کاربری یا UX Design در دنیای امروز به یک امر واجب در تولید و طراحی محصولات پیشرفته می‌باشد و طراحی یک پورتال سازمانی نیز می‌بایست از این رویکرد پیروی نماید تا سازمان در جلب رضایت کاربران پورتال، موفق ظاهر شود.

همانطور که مطرح شد، پورتال‌ها یک ماهیت درونی نیز دارند که ممکن است از دیدِ مشتریان و مخاطبانِ آنها پنهان بماند. سازمان‌هایی در سطحِ Enterprise، همانندِ هولدینگ‌ها، وزارتخانه‌ها و سازمان‌های دولتی که در جهتِ انسجام و یکپارچگیِ خدمات و توسعۀ دولت الکترونیک حرکت می‌کنند، برای توسعه و پورتال سازمانی خود از نرم افزارهای مدیریت پورتال سازمانی استفاده می‌کنند. این نرم‌افزارها، سیستم‌هایی تحت وب هستند که مجموعه‌ای از امکانات و ماژول‌های متنوع را برای مدیر پورتال مهیا می‌کنند. ابزارهایی همانندِ سیستم تحریریه الکترونیک، مدیریت کاربران و گروه‌های کاربری، فرمساز، گزارش‌ساز، فرایندساز، سیستم مدیریت قالب و پوسته‌های پورتال، و سیستم‌های امنیتی و پایش کاربران پورتال می‌توانند بخشی از امکانات ثابت یک سیستم ساخت و مدیریت پورتال به حساب آید.

شرکت خدمات انفورماتیک نیافام که بواسطۀ تولیدِ اولین و تنها نرم‌افزار پورتال سازمانی هوشمند در ایران، عنوان دانش بنیان را کسب نموده‌است، یکی از پیشروترین برندهای تولید چنین سامانه‌هایی به شمار می‌آید و در سالیان اخیر یا سرعت چشمگیری، نظر سازمان‌های بزرگ و نامدار دولتی را به خود جلب نموده‌است.

سیستم تولیدِ شرکت دانش بنیان نیافام با نام تجاری "اسپریت پورتال" جهت استفادۀ سازمان‌های بزرگ در سطح Enterpriseو برای توسعه و مدیریت پورتال سازمانی تولید شده‌است. هدف شرکت نیافام از توسعۀ این نرم‌افزار ارائه برترین تجربه کاربری و قابلیت‌های هوشمند در سطحی رفیع‌تر از پورتال‌های سازمانی موجود است. یکی از قابلیت‌ها و امکانات پرکاربرد و محبوبِ اسپریت پورتال، سیستم تولید مطلب یا تحریریه الکترونیک آن می‌باشد.

تحریریه الکترونیک، ابزاری بسیار پیشرفته است که برای اولین بار از قابلیت‌های هوش مصنوعی در یاری رساندن به محتوانگار (Author) بهره گرفته‌است و همچنین امکانِ مدیریت تولید انواع محتوا را از مرحلۀ تهیۀ پیش‌نویس تا تولید و انتشار را در سه سطحِ خبرنگار، دبیر و سردبیر مهیا می‌سازد. مدیران روابط عمومیِ سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از این سیستم، پرسنلِ خود را در سه سطحِ مذکور در پورتال تعریف کرده و دسترسی به قابلیت‌های متنوعِ تحریریه را نیز بنا بر سیاست و برنامۀ دپارتمانِ خود در قالبِ مجوزهایی به کاربران سیستم اعطا نمایند.

اگر شما نیز مشتاق به دریافت دمو از قابلیت‌ ماژول تحریریه و دیگر امکانات درخشان اسپریت پورتال هستید، می‌توانید از طریق تماس با کارشناسان شرکت نیافام برای تنظیم جلسۀ دمو اقدام نمائید.